Kamu yöneticilerinin koltuğuna Gallup raptiyesi koyalım

İngilizcesi "Engagement Survey". Yani çalışanın yaptığı ise "angaje olma" seviyesini ölçen bir anket. Türkçeye "bağlılık anketi" olarak çeviren var, "çalışan memnuniyeti anketi" olarak uygulayanlar var...

İşin mantığı şöyle: Bir kurumda, misal bir özel sektör firmasında çalışanların şirkete ne ölçüde bağlı olduğunu, hangi motivasyon düzeyinde çalıştıklarını belirleyen bir anket. Anketi elbette şirketin kendi insan kaynakları departmanı yapmıyor. Şirketten bağımsız bir anket kurumu çalışan personele bir web sayfası bağı veriyor, herkes o bağa girip sorulara cevap veriyor böylece şahıs bazında kimse anket sonuçları ile belirlenemiyor. Güven ilişkisini yaratan unsur bu. Şirketin İnsan Kaynakları departmanı çalışanlarının da herkes gibi motivasyonu ölçülüp değerlendiriliyor. Anketteki sorulardan örnek verelim:

S1) İşyerinde senin gelişmeni cesaretlendirilen biri var mı?

S2) İşyerinde fikirlerinin önemsendiğini düşünüyor musun?

S3) İşyerinde senden beklenen işin ne olduğunu biliyor musun?

S4) İşini düzgün yapmak için ihtiyaç duyduğun ekipman ve malzemeye sahip misin? vs..

Bu soruların cevabı evet / hayır değil. 1’den 10'a kadar çok zayıf veya çok güçlü şeklinde. Misal işini düzgün yapman için gereken ekipmanların çoğuna sahipsen belki 7 veya 8 olarak yanıtlanabilir. Tamamına sahipsen 10 puan vermen beklenir.

Anketin sonuçlarını ilgili firmanın anket yazılımı değerlendiriyor ve ilgili firma yöneticilerine kendi birimleri ve şirketin tümü ile ilgili sonuçları grafikli ve karşılaştırmalı olarak gönderiyor. Genelde bu anketler senelik yapılıyor bu yüzden asıl önemli olan sonuç önceki seneye göre ilgili birimin motivasyonunun ne yönde değiştiği. Yani mutlak sonuçtan çok değişimin yönü önemli. Ayrıca anket firmasının diğer özelliği sonuçların sektörel karşılaştırmasını vermesi. Aynı anket firması yüzlerce firmaya yıllardır aynı anketi yaptığı için firmalara anket sonucunda kendi durumları rakiplere göre gösteriliyor.

Misal bir fabrikada üretim müdürüsünüz ve bu anket firmada yapıldı. Size de ekibinizin toplu sonuçları geldi (tek tek eleman bazında değil, en az 5'li 10'lu birimlerin ortalama değerleri geliyor böylece kötü puanlama yapan elemanı tespit edemiyorsunuz). Sektördeki diğer üretim müdürlerine göre sizin ekibin motivasyonu ne durumda? (Hangi yüzdelik dilimde?) Şirketiniz, diğer şirketlere göre ne durumda ve önceki seneye göre sonuçlar nasıl değişmiş? Bunlar bir departman yöneticisi için ve şirketin üst yönetimi için değerli bilgiler.

Bir şirkette departman yöneticisi olsanız böyle bir anketin şirketinizde devreye alınmasını ister misiniz? Çoğu yönetici istemez. Haklı gerekçeleri de vardır. Aslında bu anket çalışanlara yöneticilerini puanlama fırsatı verir. Yani anketin ismi ne olursa olsun, çalışan için bu anket yöneticisine saplayabileceği bir çuvaldızdır. Bütün sene yöneticisi çalışanını ezmiş, başka çalışanları kayırmış, emeğinin karşılığını vermemiş ve çalışanın önüne anonim değerlendirilen bir anket gelmiş ve motivasyonun ile ilgili sorular soruyor. Çakarsın bütün sorulara bir puanını saplarsın çuvaldızı yöneticine. Doğu mu? Evet aynen doğru. Bu durum oluyor mu? evet oluyor.

Bu yüzden, bu sistemin uygulandığı kurumlarda yöneticilerin koltuğunda hep bir raptiye var gibi düşünülebilir. Eskisi gibi o müdür koltukları rahat olmaz. Kapı açık olacak, sürekli çalışanını dinleyeceksin, ekibi motive edeceksin, eksiklerini tamamlayacaksın, yoksa o anket sonuçları geldiğinde şirketinde rezil olursun. Anket günü yaklaştıkça soğuk soğuk terlersin.  Anket seni ismen değerlendirmiyor ama misal üretim ekibi olarak 100 kişinin ortalama yanıtları var, sen de üretim müdürüsün, aslında o sonuçlar senin yöneticilik notların, üzerinde isminin yazmasına gerek yok.  Üstelik geçen seneye göre ekibinin motivasyonu 5 puan azalmış. En iyisi sen kendini bir forkliftin önüne at!

Bardağın dolu tarafından bakarsan şöyle bir durum da olabilir. 3 senedir aynı ekibin başındasın ve her sene ekibinin motivasyonun küçük küçük arttığını anket sonuçları gösteriyor. Önceki yöneticinin sonuçlarından çok daha motive bir ekibin var. Bu da bir yönetici ve şirket için olumlu bir durum. Anket sonuçları genelde şirketlerde yayınlanır yani herkes tüm departmanların motivasyon durumunu ve gelişme yönünü görür. Departmanlar arasında dramatik farklar da görünür hale gelir. Misal genelde satış ekipleri, mavi yaka ekiplerden daha motive olurlar. Bunun sebeplerine girip yazıyı uzatmayalım ama departmanları kendi içlerinde, sektörel olarak ve geçmiş yıllara göre değerlendirmek daha doğru olur.

Peki, çoğu yöneticinin rahatını kaçıran bu sistemi şirkete getirip keyifleri kaçırmanın ne alemi var? Gül gibi işler akıp gidiyor, günler geçiyor, maaşlar tıkır tıkır ödeniyor işte... Rahat mı battı?

Elbette zamanında bu anket işleri Amerika’da tasarlanıp şirketlerde uygulamaya başlandığında amaç çalışanların mutluluğunu artırmak değildi. Hala da değil. Olay şu ki çalışanların motivasyonu artınca müşteri memnuniyeti ve şirket performansının yaklaşık 20-30% oranında arttığı gösterilmiş durumda. Yani yüzde 2-3’lük performans artışının şirketler için ölüm-kalım meselesi olduğu rekabet ortamında 20-30% lık şirket performans artışından bahsediyoruz. Yöneticilerin koltuğuna bu anket ile raptiyeleri yerleştirmek performans arttırdığı için bu anketler tüm kurumsal şirketlerde devreye alınmış ve raptiyeler döşenmiş durumda. Hem müşteri memnuniyeti artıyor hem şirketin performansı artıyor. Yani olay duygusal değil bilimsel. Bu tür anketler patron şirketlerinde pek uygulanmaz, uygulansa da sonuçlarını kimse takmaz. Kurumsal firmaların işleri bunlar.

Bu anket işlerini bir hizmet olarak sunan, tasarlayan ve hatta bu konu açılınca ilk akla gelen firma Amerikan Gallup firmasıdır. Ülkemizin bu çalışan bağlılık anketlerini kamu ve kamu kontrolündeki kurumlarında devreye alması uygun olur. Gallup'un kullanılması kanımca uygun olmaz çünkü kamu şirket bilgileri yabancı firmaya gider ve Kamu gibi büyük ölçeklerde fazlaca büyük paraların yabancı firmalara gitmesine sebep olur.

BU ALANDA NASIL POLİTİKALAR ÖNEREBİLİRİZ?

1) Gallup benzeri bir firma kurulup kademeli olarak kamu kurumlarında anketler devreye alınabilir. Gallup'un işi bilen yöneticileri transfer edilebilir. Gallup'un sektörel veri tabanları satın alınabilir böylece sonuçlar sektörel karşılaştırmalı değerlendirilebilir.

2) Gallup veya bu işi yapan yabancı bir firma tümden satın alınıp veri güvenliği sağlanarak yurtiçinde kamu kurumlarına hizmet sunulabilir.

3) Bu konuda yıllar içinde aynı soruları sorarak bir standart ve sektörel veritabanı oluşturmak sonuçların sağlıklı değerlendirilmesini ve karşılaştırılabilir olmasını kolaylaştıracaktır. Sektörel bazda elbette farklı ihtiyaçlar için farklı anketler de tasarlanabilir. Misal son senelerde, vatandaş memnuniyet anketleri ile birçok kamu kurumunun sunduğu hizmeti değerlendirebilir hale geldik ve bu da hizmet kalitesinin artmasına yol açtı. Benzer şekilde kurum içi memnuniyet anketlerinin de şirket ve çalışan memnuniyetini artırmasını beklemeli ve hedeflemeliyiz.

4) Bu sistemin püf noktalarından biri, sistemin çalışana basit ve kısa sorular sorması ama anket sonucunda yöneticiye sayfalarca detaylı analiz gidebilmesidir. Basit sorulardan, şirket performansı ilintili karmaşık sonuçlar çıkartma algoritması muhtemelen yıllar boyunca binlerce şirket ile çalışılması ve sonuçlarının gözlemlenmesi ile oluşmuştur. Bu analiz algoritmasının da satın alınması veya geliştirilmesi gerekebilir.

5) Bazı durumlarda çalışanlar olağanüstü yüksek memnuniyet ve bağlılık ifade edebilirler bu gibi durumlar da şüphelidir. Bunu sağlayacak şekilde her gün yöneticinin çalışanları ile parti yapması durumu pek olası değildir. Çok düşük ve çok yüksek değerler de bir anomali veya hile durumlarını gösterebilirler ve bunların arkasındaki sebepleri genelde ilgili yöneticiler çok zorlanmadan tespit ederler. Misal bazı tarikatların kontrolüne geçmiş bir kamu kurumuna dışarıdan atanan bir yönetici muhtemelen bu tür anketlerde yerin dibine sokulur. Ancak bu durum da bir uyarı fişeği vazifesi gördüğü için faydalıdır. Yani anketleri yapmak kolaydır, sonuçları değerlendirmek biraz daha incelik ister.

5) Kamu kurumlarımızın anket sonuçları elbette kurum içinde yayımlanmalı. Kamu ile paylaşılıp paylaşılmaması konusu kurum bazında değerlendirilebilir.

6) Bu anket genelde gönderilen bir internet bağlantısı ile yapılır. Peki saha çalışanları ne olacak? Onların bilgisayarı, interneti yok. Bunun için de çözümler mevcuttur.

Misal THY'de acaba bu anket sonuçları ne gösterir? Ya Tusaş'da? Ya Aselsan da? TCDD'ye ne dersiniz? Peki İstanbul belediyesi? Sarıyer Belediyesi? Darüşşafaka Cemiyeti? Çapa Tıp Fakültesi? Tübitak? Ziraat Bankası? İstanbul Üniversitesi? Tüm bu kurumların performansının bu kadar basit bir yöntem ile birkaç sene içinde 20% artacağını hayal edelim, nasıl olur? Üstelik çalışan bağlılığı ve motivasyonu da artacak...

Bu sistem yaratacağı büyük kamu faydasına oranla son derece maliyet etkin bir sistemdir. Sistem, merkezi olarak kurulmaya ve yönetilmeye müsaittir. Ölçeklenebilirdir. Sonuçta web tabanlı bir sistem var. Yani son derece ucuza, milyonlarca kamu personeline ulaşabiliriz, binlerce kamu kurumumuzun performansını önemli ölçüde artırabiliriz ve kamu çalışanlarının memnuniyet ve motivasyonunu artırabiliriz.

Yöneticilerimizin rahatı biraz bozulabilir ama olacak o kadar, yöneticilik işi de sorumluluk ister. Kamu, belediye vs. çalışanları bilirler, birçok kamu biriminde maalesef ciddi bir motivasyon ve memnuniyetsizlik durumu mevcuttur. Bu anket işi mucize bir çözüm değildir ama bunu kamu yönetiminin ve iyi yönetişimin bir aracı haline getirirsek, doğru yönde atılan önemli bir adım olur.